Anticipos y suplidos (España) en OpenERP [SOLUCIONADO]

BorjaLS · Joined: 03 Jun 2009 Posts: 63

(Ver http://openobject.com/forum/post42146.html#42146 para la solución)

Hola gente Smile

Y ahora al grano: Anticipos, entregas a cuenta, suplidos... ¿cómo gestionáis (o cómo se os ocurre que se podría gestionar) estas cosas en OpenERP?

Antes de nada aclararé que sí, he intentado buscar en el foro y la documentación antes de decidirme a preguntar Wink

Para simplificar un poco os voy expongamos como funcionan contablemente los anticipos, y luego a ver si a alguien se le ocurre como conseguir que OpenERP genere los mismos resultados (evidentemente intentando no hacer todos los asientos a mano):

Los anticipos, reflejados en la cuenta 438 según el PGC 2008, son "Entregas de clientes, normalmente en efectivo, en concepto de a cuenta de suministros futuros".
Vamos, que el cliente nos paga por adelantado (por ejemplo cuando hace el pedido) una mercancía o parte de ella, y posteriormente cuando le emitimos la factura descontamos la cantidad ya pagada... ¡pero!, hay un pequeño detalle que lo complica todo: el IVA ha de declararse en el momento que nos anticipan el dinero (y luego lo descontamos en la factura), con lo cual se complica la cosa.

En resumen, tenemos dos operaciones/asientos: Anticipo y Factura

Asiento 1 - Anticipo (por 10.000 euros más 16% de IVA):

Code:

11.600 (570) Caja, euros
a (438) Anticipos de clientes 10.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 1.600

Asiento 2 - Factura (unos días después, por 20.000 euros más 16% de IVA, descontando anticipos):

Code:

11.600 (430) Clientes
10.000 (438) Anticipos de clientes
a (700) Venta de mercaderías 20.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 1.600

Opcionalmente (y si no me equivoco), este segundo asiento podríamos haberlo detallado más (hacer más explicito que descontamos el anticipo) escribiéndolo de esta manera (donde la primera parte corresponde a la factura en si, y la segunda al descuento del anticipo):

Asiento 2 (versión alternativa) - Factura (unos días después, por 20.000 euros más 16% de IVA, descontando anticipos):

Code:

23.200 430) Clientes
a (700) Venta de mercaderías 20.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 3.200
10.000 (438) Anticipos de clientes
1.600 (477) Hacienda Pública, IVA repercutido
a (430) Clientes 11.600

Vale, ahora que conocemos el resultado deseado para este primer caso. ¿Tenéis idea de como llegar a él en OpenERP? Smile

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Borja López Soilán
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Last edited by BorjaLS on Fri Aug 28, 2009 11:38 am; edited 3 times in total

BorjaLS · Joined: 03 Jun 2009 Posts: 63

Nota: En un post posterior se describe una solución más adecuada que soluciona algún defecto de ésta.

Me autorespondo en parte (pero no dudéis en proponer alternativas, que esto es mejorable):

Anticipo (por 10.000 euros más 16% de IVA)

El anticipo lo solucionamos creando una factura un poco especial, concretamente:

Así por ejemplo nos quedaría una factura como esta:

Y su asiento correspondiente como podéis ver se corresponde con lo deseado (Asiento 1 en anterior post):

Factura (por 20.000 euros más 16% de IVA, descontando el anticipo)

A la hora de realizar la factura, haremos la venta como siempre (venta al cliente y cuenta de cliente (430...), la línea de factura de las mercancías...) y a mayores:

negativa

El documento de factura quedaría así:

El detalle de la línea que descuenta el anticipo (para que veáis que el IVA está ahí):

Los asientos quedan tal que así (se muestran los dos asientos, el de anticipo y el de la factura, que como véis se corresponden a lo deseado [ Asiento 1 y Asiento 2 del post anterior]):

Conciliación (del anticipo con la factura)

Ahora, para que todo quede cuadrado y bien cuadrado necesitaremos conciliar el anticipo con la factura donde lo hemos descontado. Descrito muy brevemente sería así:

Marcamos como conciliable la cuenta de anticipos:

Ejecutamos el asistente de conciliación para esa cuenta:

Seleccionamos los asientos a conciliar:

Ejecutamos la acción "Conciliar los asientos" para los asientos seleccionados (en este caso usando el icono de engranajes del cliente GTK):

Confirmamos la cantidad (en este caso hemos consumido el anticipo completo en la factura):

Y listo, tenemos los apuntes del anticipo conciliados:

No ha quedado mal, ¿verdad? Very Happy

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Borja López Soilán
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Last edited by BorjaLS on Fri Aug 28, 2009 11:24 am; edited 1 time in total

jesteve · Joined: 04 Dec 2007 Posts: 251 Location: Catalunya

Hola Borja,

Primero felicitarte por tu autorespuesta tan bien detallada y documentada con capturas de pantalla.

La solución que propones es la que te hubiera dado yo, pero no te dí en su momento por falta de tiempo, la creación de una factura un tanto especial para introducir el anticipo, así los impuestos quedan correctamente reflejados.

Antes de responder sobre como hacer las entregas a cuenta y suplidos, podrías explicar con más detalle (con ejemplos de asientos) las diferencias entre anticipos, entregas a cuenta y suplidos?
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Jordi Esteve
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BorjaLS · Joined: 03 Jun 2009 Posts: 63

Quote:

Antes de responder sobre como hacer las entregas a cuenta y suplidos, podrías explicar con más detalle (con ejemplos de asientos) las diferencias entre anticipos, entregas a cuenta y suplidos?

Ok, te respondo Smile

1. "Entregas a cuenta" es un sinónimo de "anticipos" (aunque he visto a gente usarlo como sinónimo de "suplidos"), en cualquier caso Anticipos es lo que aparece en el PGC.
2. Los anticipos y los suplidos si que son dos cosas diferentes Smile

- Anticipo: El cliente entrega a su proveedor dinero para compras futuras (por ejemplo le entrega el dinero en el momento que hace el pedido). El proveedor tiene que emitir una factura por el anticipo puesto que está obligado a declarar el IVA en el momento del pago, esto es, tiene que quedar registrado en el libro de facturas emitidas (que jodidos los de Hacienda: si el cliente tarda tres meses en pagarnos una factura, a Hacienda le da igual y nos quiere cobrar ya el día de la factura, y si el cliente nos paga tres meses antes... ¡también Hacienda quiere cobrar tres meses antes de la factura!).
* Ejemplo de contabilización de un anticipo, en el cual somos el proveedor al cual un cliente nos está pagando por adelantado: http://217.76.137.131:81/cgi-vel/nuevoplan/EJ-INTERMEDIO.pro?AUX-HTM=205&PLAN=2

* Ejemplo de contabilización de un anticipo, en el cual somos el cliente que adelanta dinero a su proveedor: http://217.76.137.131:81/cgi-vel/nuevoplan/EJ-INTERMEDIO.pro?AUX-HTM=203&PLAN=2

- Suplido: El cliente le entrega a un acreedor dinero para que el acreedor cubra (supla) ciertos gastos en nombre del cliente (por ejemplo un cliente le entrega dinero a un abogado para pagar las tasas que van a costar ciertos papeleos). La diferencia es que no se adelanta dinero por los servicios que presta el acreedor, así que no hay IVA (porque normalmente ese dinero será destinado a pagar algún tributo, no a la compra de servicios o mercancías; ¿que os decía de Hacienda?).

* Ejemplo de contabilización de un suplido, en el cual el cliente que paga a una asesoría para suplir gastos: http://217.76.137.131:81/cgi-vel/nuevoplan/EJ-INTERMEDIO.pro?AUX-HTM=2339&PLAN=2

* Y aquí un ejemplo inverso, somos la asesoría al que el cliente nos entrega dinero para suplidos: http://217.76.137.131:81/cgi-vel/nuevoplan/EJ-INTERMEDIO.pro?AUX-HTM=2338&PLAN=2
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Borja López Soilán
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jesteve · Joined: 04 Dec 2007 Posts: 251 Location: Catalunya

Nunca antes había oído este del suplido, igual en Catalunya se dice de otra manera.

Por lo que veo son muy parecidos los anticipos y los suplidos, los primeros tienen IVA y los últimos no. Entonces creo que la manera de proceder sería la misma que has explicado en los anticipos, pero en este caso el producto Suplido no debe tener asignado ningún IVA.

Por cierto, en tu descripción del proceso tb se podría hacer así que se entiende mucho más (usar la cuenta 570000 directamente como cuenta de cliente no me gusta):

El anticipo lo solucionamos creando una factura un poco especial, concretamente:

* Describiremos el documento como "Factura por anticipo recibido" o algo similar (para saber que es un anticipo.
* Usamos la cuenta del cliente (430...) habitual.
* Crearemos una línea de factura en concepto de "Anticipo" con IVA 16% que irá a la cuenta de anticipos (478...) por el valor anticipado.
* Nota: Se puede tener creado un artículo/producto con el IVA y la cuenta predefinidos (ej. "Anticipos merc. normales") o bien, como en las imágenes, meter manualmente los conceptos.

Y luego pagamos la factura con el asistente lateral, pago factura seleccionado el Diario Efectivo o Cash para pagar con la cuenta de caja (570...) [suponiendo que nos entrega el dinero en mano].

Así tendríamos los asientos:

------------------------ Debe Haber
430xxx Cliente--- 11600 00000
477016 IVA 16% 00000 01600
438000 Anticipo- 00000 10000

y

--------------------- Debe Haber
570000 Caja-- 11600 00000
430xxx Cliente 00000 11600

y la factura anticipo ya está conciliada y pagada. No se si contablemente es incorrecto tener el apunte de 11600 eur en el debe y haber de la 430xxx del cliente, yo diría que es correcto.
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Jordi Esteve
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BorjaLS · Joined: 03 Jun 2009 Posts: 63

Quote:

Por cierto, en tu descripción del proceso tb se podría hacer así que se entiende mucho más...:
* Usamos la cuenta del cliente (430...) habitual.
...
* Y luego pagamos la factura con el asistente lateral, pago factura seleccionado el Diario Efectivo o Cash para pagar con la cuenta de caja (570...) [suponiendo que nos entrega el dinero en mano].

Tienes razón, en OpenERP funciona mejor esta segunda propuesta (lo acabo de probar):

- Lo veo válido desde el punto de vista contable: es un poco retorcido semánticamente, 'antes' contablemente quedaba reflejado un ingreso en caja en concepto de anticipo de cierto cliente (esto es lo que se suele hacer contablemente); 'ahora', de la forma que propones, queda reflejado que el cliente tuvo una deuda por el anticipo y acto seguido nos la pagó. Al final es lo mismo con más palabras.

- Tiene una ventaja: Si estamos importando extractos bancarios y el pago del anticipo se hace por banco, podemos trabajar de la forma estandar de OpenERP (el pago lo metemos como parte del extracto bancario y lo conciliamos con la factura de anticipo). Esto es especialmente útil si importamos los movimientos bancarios de forma automática (que sería típico en una tienda online que exija pago por adelantado antes de enviar la mercancía).

- Soluciona un problema: La primera propuesta tiene un 'pequeño' defecto: el documento de anticipo nunca se marcaba como 'pagado/conciliado'. Esto se debe a que, por lo que veo, OpenERP considera para dicho estado únicamente la cuenta utilizada en la cabecera. Así que si usamos una cuenta 57X en la cabecera del anticipo, como la cuenta 57X nunca la vamos a conciliar... nunca se marcará como pagado/conciliado ese 'invoice' del anticipo.

En resumen: Hay que hacerlo como dices.
Dentro de un poco añado un reply con 'la guía' retocada con tus sugerencias.
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jesteve · Joined: 04 Dec 2007 Posts: 251 Location: Catalunya

Comparto plenamente tus 3 última precisiones. Gracias por añadir un reply con 'la guía' retocada con estas sugerencias. Tb recomiendo que añadas al título del post el texto [SOLUCIONADO] así es fácil ver que hay posts con soluciones.
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BorjaLS · Joined: 03 Jun 2009 Posts: 63

Cómo crear anticipos en OpenERP

(Versión actualizada en PDF: http://www.pexego.es/openerp/fotos/anticipo/Anticipos%20en%20OpenERP.pdf)

Anticipos contablemente

Los anticipos, reflejados en la cuenta 438 según el PGC 2008, son "Entregas de clientes, normalmente en efectivo, en concepto de a cuenta de suministros futuros".
Vamos, que el cliente nos paga por adelantado (por ejemplo cuando hace el pedido) una mercancía o parte de ella, y posteriormente cuando le emitimos la factura descontamos la cantidad ya pagada... ¡pero!, hay un pequeño detalle que lo complica todo: el IVA ha de declararse en el momento que nos anticipan el dinero (y luego lo descontamos en la factura), con lo cual se complica la cosa.

En resumen, tenemos dos operaciones/asientos: Anticipo y Factura.
Asiento 1 - Anticipo (por 10.000 euros más 16% de IVA):

Code:

11.600 (570) Caja, euros
a (438) Anticipos de clientes 10.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 1.600

Asiento 2 - Factura (unos días después, por 20.000 euros más 16% de IVA, descontando anticipos):

Code:

11.600 (430) Clientes
10.000 (438) Anticipos de clientes
a (700) Venta de mercaderías 20.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 1.600

Opcionalmente (y si no me equivoco), podríamos escribir los asientos de forma más detallada (verbosa) escribiéndolos de esta manera:
Asiento 1b (versión alternativa) - Anticipo (por 10.000 euros más 16% de IVA):

Code:

11.600 (430) Clientes
a (438) Anticipos de clientes 10.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 1.600
11.600 (570) Caja, euros
a (430) Clientes 11.600

Asiento 2b (versión alternativa) - Factura (unos días después, por 20.000 euros más 16% de IVA, descontando anticipos):

Code:

23.200 430) Clientes
a (700) Venta de mercaderías 20.000
a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido 3.200
10.000 (438) Anticipos de clientes
1.600 (477) Hacienda Pública, IVA repercutido
a (430) Clientes 11.600

Vale, ahora que conocemos el resultado deseado. ¿Tenéis idea de como llegar a él en OpenERP?

Anticipos en OpenERP

Paso 1 – Anticipo

El anticipo lo solucionamos creando una factura un poco especial, concretamente:

* Describiremos el documento como "Factura por anticipo recibido" o algo similar (para saber que es un anticipo.
* Crearemos una línea de factura en concepto de "Anticipo" con IVA 16% que irá a la cuenta de anticipos (478...) por el valor anticipado.
* Nota: Se puede tener creado un artículo/producto con el IVA y la cuenta predefinidos (ej. "Anticipos merc. normales") o bien, como en las imágenes, meter manualmente los conceptos.
* Cobraremos (en general inmediatamente) la factura por anticipo.

Así por ejemplo nos quedaría una factura como esta:

Donde el detalle de la línea de anticipo es el siguiente:

Se puede ver que estamos usando un producto virtual que hemos creado para estos menesteres:

Ahora cobramos esta cantidad del anticipo. Suponiendo un pago al contado, usaremos la acción “Pagar factura”:

Los asientos resultantes, que se muestran a continuación, se corresponden con la versión verbosa del Asiento 1b teórico. Así para la factura de anticipo tenemos:

Y para el pago de la factura de anticipo:

Además, al haber efectuado el pago, la factura de anticipo queda marcada automáticamente como pagada:

Y se puede ver como efectivamente está conciliado el movimiento de la cuenta 430:

Paso 2 – Factura

A la hora de realizar la factura, haremos la venta como siempre (venta al cliente, añadimos las líneas que correspondan a las mercancías...) y a mayores:

* Añadimos una línea negativa en concepto de anticipo, y con IVA. Concretamente esta línea anula a la línea de anticipo del documento anterior por lo que debe ser por la misma cantidad e impuestos pero con signo negativo en su cantidad (o en el precio).

El documento de factura de mercancías, suponiendo que sea por 20.000 euros con 16% de IVA (nota: el anticipo anterior sólo era por 10.000 euros + IVA), quedaría así:

Ahora podemos cobrar el resto de la factura (el anticipo sólo era de 10.000+IVA, la factura 20.000+IVA, así que el cliente aun nos tiene que entregar otros 10.000+IVA; los 11.600 pendientes que muestra la factura), por ejemplo si lo hacemos al contado tendremos:

El asiento resultante para la factura, se corresponde con el Asiento 2b teórico, así tenemos:

Y para el pago tenemos:

Paso 3 – Conciliación anticipo con factura

Ahora, para que todo quede cuadrado y bien cuadrado podremos (es opcional) conciliar el anticipo con la factura donde lo hemos descontado. Descrito muy brevemente sería así:

Marcamos como conciliable la cuenta de anticipos:

Ejecutamos el asistente de conciliación para esa cuenta:

Seleccionamos los asientos a conciliar:

Ejecutamos la acción "Conciliar los asientos" para los asientos seleccionados (en este caso usando el icono de engranajes del cliente GTK):

Confirmamos la cantidad (en este caso hemos consumido el anticipo completo en la factura):

Y listo, tenemos los apuntes del anticipo y su factura conciliados Smile

Nota: si queréis podéis distribuir esta mini guía / howto bajo licencia "Reconocimiento-Compartir bajo la misma licencia 3.0" (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.es) Very Happy

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Borja López Soilán
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